Empresa

Ordenar y limpiar la mesa: así es la técnica lean que nos ayudará a mejorar la productividad

La técnica lean de las 5’s, desarrollada por Hiroyuki Hirano, parte de que mejorar la limpieza, organización y utilización de las áreas de trabajo ayuda a incrementar el aprovechamiento de tiempo. Pero el proceso es más complejo de lo que parece a primera vista…

La cultura japonesa es bien conocida por conseguir entremezclar principios filosóficos, cuasi religiosos, de meditación y relajación en el entorno profesional. Una forma de trabajar muy distinta de la agresividad y el estrés que caracteriza a las empresas occidentales, la cual tiene algunas ventajas que podríamos integrar fácilmente en nuestro entorno.

Un buen ejemplo de ello es la técnica lean de las 5’s. Se trata de una herramienta desarrollada por Hiroyuki Hirano que parte de algo muy básico que hasta un niño de 5 años podría entender: mejorar la limpieza, organización y utilización de las áreas de trabajo ayuda a incrementar el aprovechamiento de tiempo.

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Quizás puedan estar pensando que se trata de una chorrada, que limpiar la mesa de trabajo es algo obvio y que no hay demasiada ciencia en ello. Nada más lejos de la realidad: esta técnica requiere de mantener una serie de criterios y cumplir con unos pasos muy claros y delimitados para lograr verdaderas mejoras en la productividad del lugar de trabajo mediante la estandarización de hábitos de orden y limpieza. Y no solo eso: también reducir el número de accidentes, crear un ambiente de trabajo más agradable y lograr la satisfacción personal.

Así pues, la implantación de esta cultura se realiza en cinco etapas diferenciadas. Una vez finalizada cada una de ellas nos servirá de fundamento a la siguiente. A saber:

Seleccionar-SEIRI

Es retirar de nuestro lugar de trabajo todos los artículos que no son necesarios para la realización de operaciones productivas. El proceso pasa por reconocer las áreas de oportunidad, definir los criterios de selección, identificar los objetos concretos y clasificar los inservibles.

Como recuerdan desde la CEREM Business School, los objetos necesarios se quedarán en el puesto de trabajo para aplicarle la siguiente etapa. Los que no son necesarios y tengan valor se transferirán a otros puestos o se intentaran rentabilizar. Los que no aporte ningún valor se descartarán definitivamente.

Ordenar-SEITON

Ahora deberemos ordenar los artículos necesarios para nuestro trabajo estableciendo un lugar especifico para cada cosa de manera que facilite su identificación, localización, disposición y regreso al mismo lugar después de ser usados.

Podemos colocarlos según la frecuencia de utilización o identificando el área de trabajo mediante líneas, paneles, carteles, placas o etiquetas. En todo caso debemos reparar y reponer lo que falte, utilizar contenedores, gavetas y estanterías y algún sistema de codificación por colores.

Limpiar-SEISO

En tercer lugar, procederemos a limpiar la suciedad de la zona, equipos, herramientas y materiales. No sólo eso: además de eliminar las fuentes de suciedad deberemos realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer.

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Ello nos exige determinar un programa de limpieza, incluyendo frecuencia y responsables, así como definir la metodología y medios a utilizar. Todo con el fin de crear hábito, disciplina y compromiso en esta tarea de limpieza.

Estandarizar-SEIKETSU

Una vez implantadas las tres anteriores debemos lograr que los procedimientos y prácticas definidas se ejecuten a lo largo del tiempo en todas las áreas mediante la estandarización de la metodología.

Para ello, los expertos recomiendan integrar las actividades 5´s en el trabajo regular, crear un manual de estandarización, implantar auditorias de orden y limpieza o proceder a la evaluación y seguimiento de progresos.

Seguimiento-SHITSUKE

El objetivo final es mantener la metodología consiguiendo que se convierta en una Cultura de Empresa. Un camino en el que deberemos establecer el hábito y disciplina mediante las auditorias de orden y limpieza, mejorar los estándares, llevar a cabo juntas de seguimiento y presentación de mejoras mediante concursos internos o publicar nuestros éxitos en vistas externas e internas.

Sobre el autor de este artículo

Alberto Iglesias Fraga

Periodista especializado en tecnología e innovación que ha dejado su impronta en medios como TICbeat, La Razón, El Mundo, ComputerWorld, CIO España, Business Insider, Kelisto, Todrone, Movilonia, iPhonizate o el blog Think Big, entre otros. También ha sido consultor de comunicación en Indie PR. Ganador del XVI Premio Accenture de Periodismo, ganador del Premio Día de Internet 2018 a mejor marca personal en RRSS y finalista en los European Digital Mindset Awards 2016, 2017 y 2018.