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Por qué nunca debes mandar un e-mail sin antes hacer estas 3 cosas

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Actualmente enviamos e-mails continuamente, sobre todo por temas de trabajo y negocios. Pero, ¿estás expresando bien tus ideas en ese correo electrónico? ¿Tendrá claro el interlocutor la intención de tu mensaje? Haz estas 3 cosas antes de mandarlo y así será.

Cuando escribes un e-mail de trabajo y necesitas que este sea adecuado y no contenga errores, es necesario saber qué es lo que se puede y lo que no se puede escribir en un correo electrónico, además de saber estructurar bien el contenido del mismo.

Antes se cuidaban más los textos escritos a mano, ya que no se podían borrar, pero con la llegada de la tecnología se han descuidado muchos aspectos de la redacción de comunicaciones, y muchas veces se nos olvidan ciertas normas de escritura o de formalidad que debemos recordar continuamente. Por eso te contamos las 3 cosas que debes hacer antes de enviar cualquier correo electrónico formal:

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  1. Estructura bien tu discurso y no intentes acortar más de lo debido: Empeñarse en hacer un e-mail lo más corto posible a veces puede traer problemas de comprensión para el lector. Por eso, si tu tema requiere una explicación más amplia, no intentes acortarla de manera inútil. Por el contrario, utiliza otros métodos que hagan más atractivo tu correo, utiliza adverbios y adjetivos, y escribe tal y como lo explicarías en una conversación. Puedes añadir espacios entre unas ideas y otras para hacer más clara la lectura. No olvides comenzar por lo que el interlocutor ya conoce, para ir adentrándole en las nuevas ideas que quieres plantear y explicar.
  2. Utiliza el tono correcto: Es decir, deja claro lo que quieres expresar y tu intención con ese mensaje. Ten en cuenta que a diferencia de una conversación cara a cara, el interlocutor no puede adivinar tus emociones ni comprender tu comunicación no verbal, por tanto debes transmitir el tono en el que va dirigido tu mensaje, ya que a veces pensamos que el resto de personas están comprendiendo lo que queremos decir pero están interpretando algo totalmente distinto.
  3. Dedica el último minuto antes de mandarlo para leerlo: A veces se nos olvida hacer una revisión del texto que acabamos de escribir, y es muy probable que se nos haya colado algún error gramatical, u ortográfico. Por eso dedica siempre los últimos 60 segundos antes de mandar un e-mail a releerlo y corregirlo. Recuerda que el e-mail no es como la mensajería instantánea y necesita un texto más elaborado y asegúrate de que lo que quieres exponer en él queda completamente claro.

Si llevas a cabo estas tres cosas tan simples, verás cómo tus e-mails cumplen su función y a medida que vayas mejorando tu expresión, logran comunicar tu mensaje de la manera más locuaz y exacta a tu mensaje.

Vía | Fast Company 

Sobre el autor de este artículo

Alicia Ruiz Fernández